Sa modernong mapagkumpitensyang mundo ng negosyo, ang lahat ng mga organisasyon ay nahaharap sa mga bagong hamon hinggil sa nagpapanatili ng pagiging produktibo at paglikha ng pinaka nakatuon sa paggawa. Pagkuha ng target na output sa anumang samahan ay nakasalalay sa kabuuan ng antas ng pagiging produktibo ng mga empleyado.

Sa kapaligiran ng negosyo ngayon, walang samahan ang maaaring gumanap sa pinakamataas na antas ng pagiging produktibo maliban sa bawat isa sa mga empleyado nito ay nakatuon sa pagpapabuti ng mga antas ng organisasyon para sa pagiging produktibo. Nangangahulugan ito na ang mga empleyado ay mag-ambag sa paglago ng negosyo.

Ngunit sa kasamaang palad, ang ilang mga may-ari ng negosyo ay may posibilidad na mabigo sa pagsubaybay sa pang-araw-araw na pagiging produktibo ng kanilang mga empleyado, at ang resulta ay ang katotohanan na ang kanilang pagganap sa trabaho ay nakakasira sa paglago ng negosyo at ang bagay na ito ay hindi malalaman at makontrol.

Ang ganitong bagay ay makakasira sa kakayahan ng negosyo na makamit ang mga layunin nito. Ngunit salamat sa teknolohiya at sa mga tool ng software para sa pagsubaybay sa pagiging produktibo ng empleyado, ang mga organisasyon ay hindi kailangang maghintay para sa isang napakahabang tagal ng mga programa ng pagtasa ng pagganap ng mga empleyado upang malaman kung paano nila ginagawa sa trabaho.

Pangunahing mga kadahilanan para sa paggamit ng monitoring ng empleyado ng software

Ang mga email ay ang pangunahing mapagkukunan ng mga paglabag sa data para sa mga kumpanya dahil ang mga empleyado ay kailangang makipagpalitan ng impormasyon sa pamamagitan ng pagsusulat sa negosyo, kaya mahalaga na mai-secure at subaybayan ang data kapag kinakailangan mong sumunod sa mga batas ng HIPAA, kahilingan ng GRAMA, at regulasyon ng FINRA.

Mayroong ilang mga simpleng solusyon sa pagsubaybay ng email na magagamit sa merkado na makakatulong sa iyo na subaybayan ang mga email ng mga empleyado upang matiyak na ang kritikal na data ay hindi sinasadya o hindi sinasadya. Kasama sa mga programa sa pagsubaybay sa empleyado ang mga kakayahan sa pagsubaybay sa email at higit pang mga tool para sa pagsubaybay sa iba pang mga aktibidad ng mga empleyado habang ginagawa nila ang kanilang mga trabaho.

Ang isa pang sentral na aspeto ng software sa pagsubaybay sa empleyado ay ang kakayahang suriin ang kanilang aktibidad habang ginagamit ang kagamitan ng kumpanya tulad ng mga laptop at desktop nito. Ang ganitong mga solusyon ay magpapahintulot sa iyo na makita kung aling mga website ang mai-access ng iyong mga empleyado, na ang mga empleyado na karaniwang nag-download ng mga file at kapag kumokonekta o tinanggal ang mga drive ng USB.

Ang mga tool na ito ay maaari ring alertuhan ka kapag ang mga partikular na keyword ay hinahanap na nangangailangan ng pag-aalala mula sa iyong kumpanya at kasama dito ang paghahanap ng trabaho, paghahanap sa pornograpiya o mga paghahanap na may kaugnayan sa mga makipagkumpitensya.

Ang pinakamahusay na mga tool para sa pagsubaybay sa lugar ng trabaho ay maghahandog sa iyo ng control sa administrasyon na magbibigay-daan sa iyo upang harangan ang mga naturang uri ng mga aktibidad at din na higpitan ang pag-access sa mga hindi naaangkop o hindi secure na mga website. Maaari mong matagumpay na gumamit ng mga tool para sa pagsubaybay sa gawain ng iyong empleyado para sa pag-alamin kung ano ang hanggang sa mga araw na ito ng isang empleyado.

Ano ang dapat mong isaalang-alang nang legal at teknolohiyang nagsasalita?

Ang pagsubaybay sa mga email ng mga empleyado ay maaaring tila isang paglabag sa privacy ng mga empleyado, ngunit pinasiyahan ng Korte Suprema ng Estados Unidos noong 2010 na ligal para sa mga organisasyon at kumpanya na subaybayan ang mga aksyon ng mga empleyado habang sila ay nasa trabaho at habang ginagamit nila ang negosyo 'kagamitan. Kasama dito ang mga pager, laptop, USB drive at mobile device. Ang mga programa para sa pagsubaybay sa mga key log at para sa pagkuha ng mga password ay maaaring magamit kahit na mayroong ilang etikal na kontrobersya sa paligid ng paksa ng kanilang paggamit.

Mahalagang tandaan na ang pamahalaang pederal ay hindi naglalagay ng mga paghihigpit sa pagsubaybay sa internet ng empleyado. Sa kabilang banda, mayroong ilang mga indibidwal na estado na naglalagay muna ng proteksyon.

Parami nang parami ng estado ang kasalukuyang nangangailangan ng mga empleyado na ipaalam sa kanilang mga manggagawa kung sakaling sinusubaybayan ng kanilang kumpanya ang aktibidad sa online na mga empleyado at kabilang dito ang mga keystroke at email. Ang nasabing mga abiso ay maaaring isiwalat sa loob ng handbook ng empleyado o bilang isang paalala sa email.

Stealth mode kumpara sa transparent mode

Kapag ang mga tagapag-empleyo ay gumagamit ng naturang mga tool sa pagsubaybay, maaari nilang piliin ang pagpipilian ng paggamit sa kanila ng stealth o transparent mode.

Ang stealth mode ay kilala rin bilang silent mode, at nangangahulugan ito na hindi nakikita ng mga empleyado ang katotohanan na sinusubaybayan nila. Ang mga de-kalidad na tool sa pagsubaybay ay tatakbo nang hindi nakikita at hindi nakikita ng mga empleyado.

Ang transparent mode ng pagsubaybay ay magpapahintulot sa iyong mga empleyado na makita ang programa ng pagsubaybay sa kanilang mga system. Ang nasabing software ay nangangailangan ng pag-install sa bawat indibidwal na computer kasama na ang administrative portal. Hindi ito magiging kasing dali ng mode ng stealth dahil kailangang suriin ng mga admin ang bawat at bawat ulat mula sa bawat system upang makita kung paano ginagawa ang mga empleyado.

Paano gumagana ang mga tool sa pagsubaybay?

Ang mga tool sa pagsubaybay sa empleyado ay dapat na mai-install sa maraming mga sistema kabilang ang isang sentral na istasyon kung sakaling nais ng mga employer na hindi sila mapuntahan ng mga gumagamit. Upang gumana nang maayos ang ganitong uri ng tool, dapat mo munang i-off ang firewall, at ibabalik ito sa sandaling kumpleto ang proseso ng pag-install.

Sa kabilang banda, halos imposible para sa programa na magtrabaho nang walang karagdagang mga patch at programming upang paganahin ang PC-monitoring software upang gumana sa paligid ng programa. Ito ay mabutas ang isang butas sa sistema ng seguridad, at gagawin nitong mahina ang network sa lahat ng mga uri ng malware, virus, spyware at iba pa.

Maging maingat sa mga virus na hindi magkaila

Dapat mong malaman ang katotohanan na maraming mga tool sa pagsubaybay sa empleyado na talagang mga virus na hindi magkakilala at habang maaari silang bigyan ka ng mga kakayahan ng keylogging at pag-capture ng password, kukolekta din nila ang data sa likod ng mga eksena at ibenta ito upang masira ang seguridad ng samahan. Karamihan sa mga tool para sa pagsubaybay sa aktibidad ng empleyado ay maaaring gumana sa paligid ng firewall, ngunit posible pa rin na ang ilang mga banta ay dumaan sa hindi natukoy.

Paggamit ng software: Cloud at nasa lugar

Ang isa pang mahalagang aspeto na dapat isaalang-alang ay ang paraan ng pagpapatupad ng software. Ang nasasakupang lugar ay ang pinaka-karaniwang ginagamit na opsyon, at nag-aalok ito ng karamihan ng mga tool. Papayagan ka nitong mag-host ng programa at ang data na kinokolekta nito sa iyong sariling server. Ang solusyon na ito ay nangangailangan ng kaunting kaalaman sa IT, at mas matagal na itong mag-set up. Ang mga solusyon sa ulap, sa kabilang banda, ay mas madaling pamahalaan at maaari silang mai-set up nang mas mabilis kaysa sa pag-deploy ng nasa lugar.

Mga solusyon na naaangkop sa iyong mga pangangailangan

Ang software ng magulang at software sa pagsubaybay ay dalawang solusyon na sinusubaybayan ang paggamit ng personal na computer. Pareho silang naka-install at ginagamit sa isang solong computer, at hindi nila ipinapalagay ang parehong mga banta tulad ng mga tool sa pagsubaybay sa email, halimbawa, na nasabi na namin na gumagana sa paligid ng mga firewall.

Ang pagsubaybay sa software at magulang ng software ay may karagdagang mga pagpipilian na idinisenyo upang maiwasan ang mga pag-atake sa cyber kasama ang mga tool para sa pagsubaybay sa mga bata at asawa kapag nag-online sila.

Mayroong maraming mga negosyo na nagbabantay din para sa email software at para sa mga app na subaybayan ang mga paparating at papasok na mga mensahe para sa spyware, mga virus, at Trojan.

Mayroon ding email encryption software na maaaring maprotektahan ang personal na data at kritikal na impormasyon kapag ipinadala ito sa mga tatanggap ng third-party. Sisiguraduhin ng mga naturang tool na ang sensitibong data ay mai-access lamang at ginagamit ng mga indibidwal na talagang nangangailangan ng impormasyon habang pinapanatili din itong ligtas hangga't maaari.

Narito ang pinakamahusay na limang pagpili para sa pagsubaybay sa aktibidad ng mga empleyado:

Teramind

Nagbibigay ang Teramind ng software na nag-streamline sa proseso ng pagkolekta ng pag-uugali ng gumagamit ng mga empleyado sa mga PC upang makilala ang kahina-hinalang aktibidad, upang masubaybayan ang kahusayan at pagiging epektibo, upang makita ang mga posibleng pagbabanta at upang matiyak ang pagsunod sa industriya. Ang misyon ni Teramind ay upang mabawasan ang mga insidente ng seguridad sa pamamagitan ng pagbibigay ng real-time na pag-access sa mga aktibidad ng gumagamit sa pamamagitan ng pag-aalok ng mga babala, mga alerto, mga redirect at lock lock ng gumagamit para sa pagpapanatiling ligtas ang negosyo at mga organisasyon hangga't maaari.

Ang software ay nagmumula sa parehong on-premise at Cloud-based na mga pagpipilian sa paglawak upang matugunan ang mga kinakailangan ng anumang samahan.

Matagumpay na matukoy ng Teramind kung aling mga gumagamit ang pinaka-peligro sa iyong negosyo sa pamamagitan ng pagsusuri sa mga uso sa kanilang pag-uugali. Maaari mong suriin kung ano ang mga partikular na patakaran na nilabag nila at pagkatapos ay turuan sila upang maiwasan ang mga insidente sa hinaharap.

Gamit ang tool na ito, maaari ka ring magsulat ng mga patakaran na tumutugon sa anumang napapansin na aktibidad ng gumagamit tulad ng pagharang sa isang email mula sa pagpapadala o pag-aalerto kapag ang isang partikular na dokumento ay nakalimbag. Mayroon ka ring kakayahang mag-record at mag-log sa lahat ng aktibidad, at i-play nila ito tulad ng isang video at pag-aralan ang metadata session.

Upang makapagsimula sa software na kailangan mong sundin ang mga hakbang na ito:

• Mag-sign up sa Teramind Basic Cloud monitoring monitoring ng software nang libre.
• I-install ang mga ahente ng pagsubaybay sa mga makina na nais mong subaybayan at magpasya sa alinman sa mga pagpipilian ng full o part time para makontrol.
• Kailangan mong ipasadya ang bawat alerto at setting ng pagsubaybay upang maiangkop ang platform sa iyong mga pangangailangan.
• Maaari mong ma-access ang lahat ng mga tampok mula sa platform ng software para sa natatanging mga kakayahan sa pagsubaybay na nagpapaganda ng parehong seguridad at pagiging produktibo.

HipChat

Ang HipChat ay mahusay na gumagana bilang isang pantulong na tool para sa mga platform na istilo ng WorkZone. Ito ay isang tool sa pamamahala ng oras na mahalagang isang instant messenger na itinayo para sa mga lugar ng trabaho. Magagamit mo ito upang mag-set up ng paulit-ulit na chat room, o 1-on-1 na komunikasyon.

Ang isa sa mga kapaki-pakinabang na tampok nito ay isang kumpletong kasaysayan ng chat, at ngayon ang mga empleyado na napalampas ang isang pagpupulong sa HipChat ay hindi na kailangang makagambala sa ibang tao upang makibalita, kakailanganin nilang muling bisitahin ang session at pag-browse ito nang mabilis.

Ang software na pagsubaybay sa oras na ito ay isang mahalagang tool upang suriin ang pagganap ng pang-araw-araw na trabaho ng mga empleyado, at maaari itong maging isang pagkakataon upang matukoy kung aling mga diskarte ang humahantong sa pinaka produktibo.

WorkiQ

Ang WorkiQ ay isang tool na sumusubaybay sa pag-uugali ng computer ng mga empleyado at nagbibigay ng mga ulat sa kanilang oras na ginugol sa hindi produktibo at produktibong aplikasyon. Ang dashboard ng tool ay nagbibigay ng mga malinaw na visual na magsasabi sa iyo kung aling mga empleyado at aktibong nakikibahagi sa kanilang trabaho at kung alin ang patuloy na ginulo.

Ang tool na ito ay nag-aalok sa iyo ng kapangyarihan upang maiuri ang lahat ng mga uri ng mga aktibidad, upang subaybayan ang mga proseso sa lahat ng mga application at upang ihambing kung paano pinoproseso ng iba't ibang mga gumagamit ang magkatulad na mga yunit ng trabaho. Ang mga dashboard ng pamamahala ay magbibigay ng mga sumusunod na pakinabang:

• Ang pagkilala sa mga hindi produktibong pag-uugali sa sandaling naganap
• Ang pag-iwas at paggantimpala ng produktibong pag-uugali
• Ang paghahambing ng aktwal na pagiging produktibo ng empleyado, kabilang ang paghahalo at pagiging kumplikado ng hawakan ng mga empleyado
• Pamamahala ng mga malayong manggagawa
• Pagkilala sa mga nangungunang performers upang magawa mong kopyahin ang kanilang mga proseso sa buong oras
• Pagpapabuti ng pamamahagi ng trabaho sa pamamagitan ng pagkilala sa mga hindi kasanayan sa kasanayan o mga sobrang kawani na empleyado

DeskTime

Ang DeskTime ay isang simple at ligtas na oras sa pagsubaybay ng app na nagbibigay-daan sa iyo upang madagdagan ang kahusayan at pagiging produktibo ng iyong kumpanya. Gamit ang tool na ito, maaari mong subaybayan ang pang-araw-araw na aktibidad, sakit dahon, obertaym sa trabaho, at bakasyon ng iyong mga empleyado mas madali. Makakakuha ka ng isang malinaw na pangkalahatang-ideya ng daloy ng iyong koponan. Sa DeskTime maaari mong subaybayan ang mga apps, URL, at oras din sa offline at maaari mo ring mai-access ang detalyadong data tungkol sa mga paraan na ginagamit ng iyong mga empleyado ang mga app at website at kung ano ang ginagawa nila kapag hindi sila online.

Nag-aalok ang tool ng iyong mga auto screenshot at mga tracker ng rate ng aktibidad na magpapahintulot sa iyo na sundin ang oras na ginugol sa mga indibidwal na proyekto. Nagbibigay ang DeskTime ng malalim na pananaw at ulat para sa pagsingil, at maaari mo itong gamitin upang ipasadya nang madali, i-download at magpadala din ng mga ulat ng CSV upang bigyan ang iyong mga kliyente ng pinaka tumpak na impormasyon tungkol sa dami ng trabaho at oras na ginugol sa lahat ng mga proyekto na binuo ng negosyo.

Maaari mong pangasiwaan ang mga lokal at malalayong koponan mula sa iyong mobile at desktop at sa ganitong paraan magagawa mong makatipid ng oras sa pamamagitan ng pagtingin sa mga ulat sa pagganap ng iyong negosyo habang ikaw ay on the go. Ang koponan ng suporta ng tool ay magagamit sa pamamagitan ng chat, voicemail at email din. Ang koponan mula sa DeskTime ay sumusunod sa mga pamantayan sa seguridad ng industriya upang mai-secure ang personal na impormasyon na ibinigay sa kanila.

Asana

Ang Asana ay isang tool na nag-aalok ng mga gawain, proyekto, dashboard at mga pag-uusap upang pahintulutan ang mga koponan na ilipat ang trabaho nang mas mahusay mula sa simula hanggang sa matapos. Maaari mong gamitin ito upang makita ang pag-unlad para sa anumang proyekto nang walang pag-iskedyul ng isang pulong na katayuan o nang hindi kinakailangang magpadala ng mga email. Gamit ang tool na ito, magagawa mong gumamit ng pasadyang mga patlang upang subaybayan ang anumang bagay na may kahalagahan sa iyo kung ito ay mga bug, mga aplikante sa trabaho o nangunguna.

Maaari mong ayusin ang iyong mga gawain sa ibinahaging listahan o board para sa lahat ng iyong mga pulong, programa, at mga inisyatibo. Hahayaan ng mga seksyon at haligi ang iyong pasadyang Asana upang tumugma sa iyong mga daloy ng trabaho at magdagdag ng istraktura sa lahat ng iyong mga proyekto.

Magagawa mong masira ang gawain ng isang gawain sa mas maliit na bahagi o upang hatiin ang gawain sa maraming mga proyekto at kapag ang isang solong gawain ay nagiging isang malaki at isang mahalagang hakbangin maaari mong mabilis na mapasara ito sa isang proyekto.

Ang mga pag-uugali ng empleyado ay hindi mahuhulaan at sa tulong ng mga mahusay na tool na ito ay magagawa mong madagdagan ang kanilang kahusayan sa trabaho at pangkalahatang pagiging produktibo ng iyong negosyo. Mag-browse sa lahat ng mga ito at piliin ang iyong paboritong, ayon sa iyong mga pangangailangan. Gina-garantiya namin ang mataas na kalidad para sa lahat ng mga tool na tinalakay namin sa itaas para sa pagsubaybay sa aktibidad ng iyong mga empleyado sa trabaho.